Privacy

Privacy

Hier treft u het vastgestelde privacy reglement voor persoonsregistratie ten behoeve van;

Politie Keurmerk Veilig Wonen®
Videoregistratie
Klantgegevens

Privacy besluit:

Paragraaf 1 Begripsbepalingen

Artikel 1

In het reglement wordt verstaan onder:

de WPR: de Wet Persoonregistraties;
houder: De vennoten van de firma Gijs de Haan;
de registratiebeheerder: G. de Haan jr., vennoot;
gegeven: een gegeven dat herleidbaar is tot een individuele natuurlijke persoon;
de organisatie: V.O.F. Gijs de Haan;
verstrekken van gegevens: het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens, voor zover zulks geheel of grotendeels steunt op gegevens die in deze registratie zijn opgenomen, of die door verwerking daarvan, al dan niet in verband met andere gegevens, zijn verkregen;
gegevensbeheer: de verantwoordelijkheid voor de juistheid van de ingevoerde gegevens, alsmede voor het bewaren, verwijderen en verstrekken van gegevens;
registratie:
1. de persoonregistratie Politie Keurmerk Veilig Wonen®;
2. de videoregistratie;
3. Klantgegevens;

Paragraaf 2 Doel en werking

Artikel 2 (doel)

De registratie (1) heeft tot doel de informatievoorziening met betrekking tot de afgegeven certificaten mogelijk te maken, voor zover het betreft de registratie geldigheidsduur van de afgegeven certificaten.
De registratie (2) heeft tot doel met gebruikmaking van maximaal 4 videocamera´s te kunnen beschikken over gegevens -videobeelden en geluiden- ten behoeve van het beveiligen van de winkel tegen winkeldiefstal en of het toezicht houden op de zich in de winkel bevindende klanten.
De registratie (3) heeft tot doel een klantenbestand aan te leggen voor marketing doeleinden.
Gegevens uit de registratie (1 en 3) kunnen worden gebruikt ten behoeve van interne bedrijfsstatistiek, interne bedrijfsvoering en interne ontwikkeling van beleid.
Gegevens uit de registratie (2) kunnen worden gebruikt ten behoeve van politie en justitieel onderzoek na aangifte.

Artikel 3 (werking)

De registratie (1) wordt deels geautomatiseerd en deels handmatig gevoerd bij de projectleider Politie Keurmerk Veilig Wonen® aan de Kerkstraat 34 te Ouderkerk a.d. Amstel.
De registratie (2) wordt met behulp van analoge opnames vastgelegd aan de Kerkstraat 34 te Ouderkerk a.d. Amstel.
De registratie (3) wordt deels geautomatiseerd en deels handmatig gevoerd door alle werknemers van V.O.F. Gijs de Haan.

Paragraaf 3 Beheer

Artikel 4

De registratiebeheerder is, onder verantwoordelijkheid van de houder, belast met de zeggenschap over de registratie. Hij draagt zorg voor de naleving van de WPR en het reglement. Hij treft daartoe onder meer voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van de registratie tegen verlies of aantasting van gegevens tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan. Tevens treft hij maatregelen ter bevordering van de juistheid en volledigheid van de in de registratie opgenomen gegevens.
De registratiebeheerder is belast met de dagelijkse leiding over het gegevensbeheer.

Paragraaf 4 Inhoud van de registratie

Artikel 5

In de registratie (1) kunnen slechts gegevens worden opgenomen omtrent de volgende categorieën van personen:

Bewoners van de woning waarvoor een certificaat is afgegeven;
Eigenaren van de woning of omgeving waarvoor een certificaat is afgegeven;
Bouwplanadviseurs;
Preventieadviseurs;
Erkende beveiligingsbedrijven.

In de registratie (2) kunnen gegevens worden opgenomen omtrent de volgende categorieën van personen:

het uiterlijk en een afbeelding daarvan;
het gedrag van een persoon of van personen met betrekking tot een voorval of strafbaar feit.

In de registratie (3) kunnen slechts gegevens worden opgenomen omtrent de volgende categorieën van personen:

Naam en voorletters;
Adres;
Woonplaats;
Telefoonnummer;
Geboortedatum;
Email adres;
Bankrekeningnummer.

Artikel 6

Omtrent de in artikel 5 onder a en b genoemde categorieën van personen kunnen ten hoogste de volgende soorten van gegevens worden opgenomen:
1. Volgnummer opgebouwd uit: een letter voor het betreffende certificaat (W, C of O) jaartal, postcode, huisnummer en eventueel volgnummer;
2. Personalia, bestaande uit: voorletters, achternaam, huisnummer, postcode en woonplaats;
3. Bestaande bouw of nieuwbouw en de datum van uitreiking van het certificaat.
Omtrent de in artikel 5 onder c t/m e genoemde categorie van personen worden ten hoogste de voorletters en achternaam opgenomen, alsmede de organisaties waarvan ze deel uitmaken en het adres.
De gegevens genoemd in het eerste lid worden verkregen van de geregistreerde.
De gegevens genoemd in het eerste en tweede lid van registratie (2) worden verkregen door beelden die opgenomen zijn via de videocamera.

Paragraaf 5 Verwijdering

Artikel 7

De gegevens worden uit de registratie (1) verwijderd wanneer deze niet meer noodzakelijk zijn voor het doel van de registratie.
De gegevens worden in ieder geval uit de registratie (1) verwijderd binnen een jaar na afloop van de geldigheidsduur van het certificaat.
Indien noodzakelijk voor het doel van de registratie kan de registratiebeheerder bij besluit afwijken van het bepaalde in het tweede lid.
De gegevens van de registratie (2) worden per week gewist. Indien zich een voorval voordoet, zullen de gegevens bewaard blijven zolang politie en justitie nodig hebben om de zaak op te lossen.

Paragraaf 6 Verstrekking van gegevens

Artikel 8 (Interne verstrekking)

Binnen V.O.F. Gijs de Haan worden uit de registratie (1) slechts gegevens verstrekt aan:

Personen die op grond van artikel 10 van dit reglement rechtstreekse toegang hebben tot registratie;
Personen die de gegevens noodzakelijkerwijs behoeven voor de uitoefening van hun taak in overeenstemming met de in artikel 2, eerste lid, omschreven doelstelling.

Artikel 9 (Verstrekking aan derden)

Onverminderd het bepaalde in de Wet openbaarheid van bestuur en in andere wetten worden uit de registratie (1 en 3) aan een derde slechts gegevens verstrekt voor zover:
1. dat voortvloeit uit het doel van de registratie;
2. dat ingevolge een wettelijk voorschrift wordt vereist;
3. dat geschiedt met schriftelijke toestemming van de geregistreerde;
4. dat wordt verzocht ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek of statistiek, waarbij de uitkomsten waarvoor deze gegevens worden gebruikt niet herleidbaar zijn tot individuele personen en de persoonlijke levenssfeer van de geregistreerde daardoor niet onevenredig wordt geschaad;
5. dat wordt verzocht op grond van een dringende en gewichtige reden voor zover de persoonlijke levenssfeer van de geregistreerde daardoor niet onevenredig wordt geschaad;
6. dat wordt verzocht door personen of instanties met een publiekrechtelijke taak, voor zover zij die gegevens behoeven voor de uitvoering van hun taak en de persoonlijke levenssfeer van de geregistreerde daardoor niet onevenredig wordt geschaad;
De verstrekking aan personen of instanties die geen rechtstreekse toegang hebben tot de registratie (1 en 3) wordt verzorgd door in artikel 10 genoemde personen.
Uit de registratie (1 en 3) worden ingevolge artikel 14, eerste lid, van de WPR, geen persoonsgegevens aan derden verstrekt.
Uit de registratie (2) worden gegevens verstekt aan politie en justitie indien zich een voorval voordoet wat een strafbaar feit is.

Paragraaf 7 Rechtstreekse toegang tot de registratie en protocol

Artikel 10 (rechtstreekse toegang)

Rechtstreekse toegang tot de registratie, dan wel onderdelen daarvan, hebben personen die daartoe bij besluit zijn geautoriseerd. In het besluit is aangegeven voor welk doel de rechtstreekse toegang, daaronder begrepen de bevoegdheid tot raadplegen, invoeren, verstrekken, wijzigen, verwijderen en vernietigen van gegevens, wordt verleend. Het besluit wordt op verzoek ter inzage beschikbaar gesteld.

Artikel 11 (protocol)

Van iedere verstrekking aan een derde wordt aangetekend de datum van verstrekking, de identiteit van de verzoeker en een omschrijving van de verstrekte gegevens.
Aantekening blijft achterwege in geval van verstrekking aan een derde, genoemd in artikel 9 tweede lid, voor zover anderszins in redelijkheid kan worden aangenomen dat de geregistreerde daardoor niet in zijn belangen wordt geschaad en in geval van verstrekking aan een derde, uitsluitend ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek of statistiek, indien de uitkomst van dat onderzoek of die statistiek geen persoonsgegevens bevat.
De aantekening wordt ten minste 1 jaar bewaard.

Paragraaf 8 Rechten van de geregistreerde

Artikel 12 (eerste mededeling)

De geregistreerde wordt binnen vier weken na eerste opname in de registratie schriftelijk van deze opname in kennis gesteld, tenzij bekend is of redelijkerwijs bekend kan zijn dat opname heeft plaatsgevonden dan wel een gewichtig belang van betrokkene zich tegen het doen van een schriftelijke mededeling verzet dan wel voor zover dit met het oog op de belangen genoemd in artikel 30 van de WPR noodzakelijk is.

Artikel 13 (inzage)

Een geregistreerde kan de houder ingevolge de artikelen 29 en 32 van de WPR verzoeken hem:
1. schriftelijk mede te delen of over hem gegevens in de registratie zijn opgenomen;
2. hem een volledig overzicht van de gegevens te verstrekken alsmede de herkomst daarvan;
Een verzoek tot inzage dient schriftelijk gericht te worden aan de registratiebeheerder, t.a.v. de privacy functionaris, per adres Kerkstraat 34 1191 JD Ouderkerk a.d. Amstel.
1. De kosten voor het bericht bedragen:
  1. ten hoogste € 5,00 indien het afschrift bestaat uit ten hoogste twintig pagina’s;
  2. ten hoogste € 25,00 indien het afschrift bestaat uit twintig tot vijftig pagina’s;
  3. ten hoogste € 40,00 indien het afschrift bestaat uit meer dan vijftig pagina’s.
2. De vergoeding voor het bericht dat op een andere gegevensdrager wordt verstrekt dan papier bedraagt ten hoogste € 50,00.
3. De vergoeding voor het bericht, bestaande uit een afschrift van een, vanwege de aard van de vastlegging, moeilijk toegankelijke registratie bedraagt ten hoogste € 50,00.
  Indien voor hetzelfde bericht op grond van het eerste, tweede en derde lid meerdere vergoedingen gevraagd kunnen worden, wordt slechts de hoogste gevraagd.
  Dit bedrag dient gestort te worden op rekeningnummer NL98.INGB.0000.229310 van de girorekening van Gijs de Haan onder vermelding van “ privacy onderzoek “.
Een verzoek tot inzage wordt ten aanzien van minderjarigen die de leeftijd van 16 jaren nog niet hebben bereikt en ten aanzien van onder curatele gestelde gedaan door hun wettelijke vertegenwoordigers.
Een verzoek tot inzage kan, onder overlegging van een bijzondere daartoe strekkende schriftelijke machtiging tot het doen van een dergelijk verzoek, namens de geregistreerde dan wel de wettelijke vertegenwoordiger eveneens gedaan worden door diens advocaat of procureur.
Een verzoek tot inzage kan, onder overlegging van een bijzondere daartoe strekkende schriftelijke machtiging, namens de betrokkenen eveneens worden gedaan door een ander. Mededelingen aan een dergelijke gemachtigde vinden niet plaats indien aangenomen kan worden dat deze mede een zelfstandig belang heeft bij de mede te delen gegevens of indien tegen hem ernstige bezwaren bestaan.
Aan een verzoek tot inzage wordt binnen vier weken na ontvangst van het verzoek voldaan.
De registratiebeheerder draagt zorg voor een deugdelijke vaststelling van de identiteit van de verzoeker. De behandelend functionaris kan verlangen dat de verzoeker hem bescheiden toont waaruit zijn identiteit blijkt, alsmede die van degene namens wie hij optreedt.
Aan een verzoek tot inzage wordt geen gevolg gegeven, voor zover dit noodzakelijk is in het belang van:
1. de veiligheid van de staat;
2. de opsporing en vervolging van strafbare feiten;
3. economische en financiële belangen van de staat en andere openbare lichamen;
4. inspectie, controle en toezicht door of vanwege overheidsorganen of andere organen met een publiekrechtelijke taak;
5. gewichtige belangen van anderen dan de verzoeker, de houder daaronder begrepen.

Artikel 14 (correctie)

Een geregistreerde aan wie ingevolge artikel 29 van de WPR inzage is verleend, kan de registratiebeheerder ingevolge artikel 31 van de WPR verzoeken:
1. bepaalde gegevens over hem te verbeteren;
2. bepaalde gegevens over hem aan te vullen;
3. bepaalde gegevens over hem te verwijderen.
Een correctieverzoek dient schriftelijk gericht te worden aan de registratiebeheerder, t.a.v. de privacy functionaris, per adres Kerkstraat 34, 1191 JD Ouderkerk a.d. Amstel. In het verzoek dient de gewenste verbetering, aanvulling of verwijdering aangegeven te worden.
Een correctieverzoek wordt ten aanzien van minderjarigen die de leeftijd van 16 jaren nog niet hebben bereikt en ten aanzien van onder curatele gestelde gedaan door hun wettelijke vertegenwoordigers.
Een correctieverzoek kan, onder overlegging van een bijzondere daartoe strekkende schriftelijke machtiging tot het doen van een dergelijk verzoek, namens de geregistreerde dan wel de wettelijke vertegenwoordiger eveneens gedaan worden door diens advocaat of procureur.
Een correctieverzoek kan, onder overlegging van een bijzondere daartoe strekkende schriftelijke machtiging, namens de betrokkene eveneens worden gedaan door een ander. Mededelingen aan een dergelijke gemachtigde vinden niet plaats indien aangenomen kan worden dat deze mede een zelfstandig belang heeft bij de mede te delen gegevens of indien tegen hem ernstige bezwaren bestaan.
Op een correctieverzoek wordt binnen acht weken nadat het verzoek ontvangen is, schriftelijk beslist. Een weigering wordt gemotiveerd.

Artikel 15 (verbanden)

Gegevens kunnen mede verkregen worden van erkende beveiligingsbedrijven waarmee een samenwerkingsverband is aangegaan in het kader van het project Politie Keurmerk Veilig Wonen.

Paragraaf 9 Slotbepaling

Artikel 16

Het reglement wordt voor een ieder ter inzage gelegd in de winkel Kerkstraat 34 te Ouderkerk a.d. Amstel.
Het reglement treedt in werking met ingang van 1 december 2020
Het reglement kan worden aangehaald als: reglement persoonregistratie Gijs de Haan

Ouderkerk a.d. Amstel 1 oktober 2020.

De houder

Gijsbert de Haan
Vennoot